协同(OA)软件的本义与价值

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原始社会到工业作坊到现代企业都存在一定的制度和规矩来协同整个组织的运作,这就是所谓的管理(没有规矩不成方圆);管理的目的是让每一个人发挥所长而不是限制每一个人,而每一个人的特长发挥需要更好的协同。


协同在任何组织天然存在:因为人类社会存在专业分工、既有分工必然需要协同。从远古时代的飞鸽传信、烽火台、飞马传书、驿站、官员奏章、朝廷颁令,到近代的书信邮局、电报传真、电话、红头文件、内部会议,再到现代电子邮件、即时通讯、移动手机、视频通讯、微博微信……所有这些都是为了满足更高效实现一个组织目标而发明的协同工具。从现代文明开始,随着电脑科技的发展、企业组织的发达,也就产生了现在的协同(OA)软件!


目前,协同(OA)软件是管理软件大类的一个关键分支,除了协同系(组织管理系)软件之外,还有另一大核心分支:ERP系(业务管理系)软件。在组织中,ERP等业务软件像一个组织的武官为组织开辟江山——以业务数据管理为核心;OA等组织管理软件更像一个组织的文官为组织做好江山治理——以组织人员行为管理为核心;一个好的文官一定需要懂一些业务,一个好的武官也一定要懂一些文治,所以也有了OA与ERP业务的集成需求,文武兼备让组织协同更加高效。


1. 协同(OA)软件的本义与价值

组织以目标实现为出发点、以一定的关系来架构,并且一个组织的任何指令信息一定都是由人来发出(就像人的心脏指挥着血液的流转),发出的指令一定通过路径(经脉)来执行,执行过程的就是信息的交换或者更新(血液供养组织单元,组织单元都是造血单位)。任何组织的本身就是这样运作的,而协同(OA)软件则是为了帮助组织机体时刻保持最佳的健康状态!所以,我们可以将协同(OA)软件理解为:以目标为纲领、以组织架构为骨架、以人为心脏、以工作流程为经脉、以知识信息为血液,使组织内外的各个部门、各个人员协同运作起来达成组织目标的信息系统/平台。


从上述协同(OA)软件的概念中提取关键词的话,我们会得到:目标、组织架构、人、流程、知识等,其中目标、架构、人是组织的基本构成要素,而流程和知识则是属于组织基本要素中管理的范畴。事实上,几乎所有的协同(OA)软件都是以知识分享、流程管理、门户推送和协助沟通为核心而不断丰富和发展起来的!而协同(OA)软件对于组织的价值也从这四大核心衍生出来:

1)协同(OA)软件的基本应用价值:

    让组织的制度真正落地,让组织行为更加规范、高效(流程的价值)

    为组织内部创建一个内部google,让所有的知识信息可按需获取(知识的价值)

    把组织内的信息和事物根据每一个岗位的权限和职责聚类形成个性化的岗位工作门户,让信息和事情找人而不是人找信息(门户的价值)

    为组织实现跨组织和跨部门的协助沟通渠道,让信息能够更加快速有效的流转;让不同部门的成员可以围绕同一个事项实现快速协助(协助沟通的价值)

2)协同(OA)软件的深度应用价值:

    让整个组织的所有人员都可以围绕公司的目标展开协同工作(目标导向)

    在电子流程规范组织行为的同时优化组织流程管控(流程优化)

    知识信息在共享的过程中得到创新,形成企业内部电子生态管理体系(具有自我积累、更新和变革的能力)

    组织中的每一个成员都可以形成以我为中心的网状组织机构,达成以价值实现为核心的社交化管理


2. 协同(OA)软件的两个关键模型

1) 协同矩阵模型:

如果我们把一个组织进行抽象理解,那么在任何一个企业和单位都有七大基本要素:人的要素、流程的要素、知识的要素、客户资源的要素、项目事件的要素、物的要素和财的要素。这七大要素并不孤立存在,而必定是相互之间强关联的,同时这些要素在组织内部的各个部门之间进行流转。

协同矩阵模型提供了企业信息网状管理的解决方案,使组织单位的各个要素在一个平台上实现"立体多线程"的管理。在系统中,如果用户找到一个信息点,与这个信息点相关联的所有信息都被找到。例如,找到一位公司内部的销售人员,那么就能了解到与这个销售人员有关的一切信息,包括:他个人的财务信息(工资、福利、成本、费用)、他管理的客户、他撰写的文档资料、他管理的下属、他参与的项目、他使用的公司资产,他现在的工作安排等。所有有关的信息像一张网,可以通过员工个人资料这个信息节点被迅速的提取出来。

协同矩阵模型.jpg

2) 协同齿轮模型:

协同矩阵模型有效解决了"组织的信息网状管理"的需求,对于协同(OA)软件而言,这是系统逻辑思想层面的问题,另外对于系统来讲在动力传送方面还需要有另一个模型(即齿轮联动模型)来支持"协同矩阵"的运作,从而支撑系统在组织内部的真正协同管理。"齿轮联动模型"的设计关键就是:系统提供一个核心引擎(类似"齿轮校合中心")来支撑系统各个应用模块(主要有:知识文档管理模块、工作流应用管理模块、人力资源应用管理模块、客户关系管理模块、项目管理模块、财务管理模块和资产管理模块等)的协同运作,每一个模块类似一个齿轮:只要其中一个模块(齿轮)转动就能够通过齿轮校合中心带动其它模块(齿轮)的转动。

齿轮校合中心.jpg


3. 协同(OA)软件的分类

按照协同OA软件在组织中发挥价值不同和侧重点,可以将其分为三大类,即:协同办公软件、协同平台软件、协同工具软件。

1.协同办公软件:

协同办公软件指帮助组织实现协同化管理和办公的应用软件,包括综合通讯、协作区(含团队协作等)、信息门户、工作流、文档管理等功能。

2.协同平台软件:

协同平台软件指提供一个协同化的架构(包括开发工具和开发环境),可以让用户或独立软件开发商在此基础上开发最终应用的平台性软件。

3.协同工具软件:

协同工具软件指相对独立的、功能相对简单、用于相互间沟通的软件,解决的是组织内部信息发布、交流、记录的问题,包括独立的企业电子邮件系统软件、企业即时通讯系统软件、视频软件、企业统一消息系统等。


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